7, rue de l'Eglise // L-9650 Esch-sur-Sûre

Conditions générales

1.0 Généralités

Flex-is est un service proposé par la Sàrl-S DKS-GROUP dont le siège social est situé 7, rue de l’Église, 9650 Esch-sur-Sûre (Luxembourg). Numéro d’entreprise/TVA : LU29221326. Dans la suite de ce document, le terme « FLEX-IS » désigne le service proposé et/ou les exploitants (Sàrl-S DKS-GROUP) de celui-ci. Les présentes conditions générales de vente et d’utilisation (CGU) ont vocation à régir l’utilisation du site FLEX-IS dont l’URL est en accord avec votre nom de domaine (ex : my.VOTREENTREPRISE.COM). L’inscription à FLEX-IS selon les modalités visées ci-après emporte acceptation expresse et sans réserve des présentes CGU qui primeront sur tout autre document, en ce compris les conditions générales d’achat de nos clients ainsi que toute mention figurant sur notre site. FLEX-IS se réserve le droit de mettre à jour et de modifier les CGU à tout moment. Les nouvelles fonctionnalités qui pourraient être ajoutées à FLEX-IS sont sujettes aux présentes CGU. Le fait de continuer à utiliser FLEX-IS après que des modifications aient été effectuées, constitue acceptation de celles-ci. Toute modification des CGU fera l’objet d’une mention particulière au sein de FLEX-IS ou d’un envoi d’email à ses clients. Les présentes CGU annulent et remplacent toute autre proposition ou accord antérieur relatif au même objet. Il ne pourra être dérogé aux CGU que de l’accord exprès de FLEX-IS. Toute abstention de FLEX-IS à se prévaloir des présentes CGU ne pourra jamais être interprétée comme une renonciation à s’en prévaloir ultérieurement. Les présentes CGU s’appliquent immédiatement à tous les contrats conclus entre FLEX-IS et ses clients, même ceux déjà en cours. FLEX-IS pourra sous-traiter tout ou une partie des prestations liées au présent contrat, céder tout ou une partie des contrats à un tiers.

2.0 Description du produit proposé

FLEX-IS est un service payant, accessible uniquement en ligne via le Web, permettant aux indépendants et entreprises de gérer leur facturation et leurs clients. FLEX-IS ne se substitue à aucun des services de l’entreprise du client. Les conseils éventuellement prodigués par FLEX-IS ne concernent que l’utilisation du logiciel et en aucun cas l’organisation ou la gestion des clients ou services de l’entreprise. Le logiciel proposé par FLEX-IS est un logiciel standard. En l’utilisant, le client est conscient que FLEX-IS pourrait ne pas répondre aux besoins spécifiques de son activité ou de son entreprise. Il est néanmoins possible d’adapter FLEX-IS à l’activité du client suivant un devis signé pour accord.

3.0 Création d’un compte

Conditions nécessaires à la création d’un compte sur FLEX-IS :
Tout utilisateur déclare obligatoirement sous sa seule responsabilité

  • être âgé d’au moins 18 ans;
  • fournir son nom complet, celui de sa société, une adresse e-mail valide, et toute autre information requise pour compléter l’inscription;
  • être responsable de maintenir la sécurité et la confidentialité de son compte. FLEX-IS ne pourra être tenu responsable de tout dommage ou perte qui pourrait résulter de l’incapacité du client à protéger ses informations de connexion telles que nom d’utilisateur et mot de passe.

Les gestionnaires du compte créé pourront inviter d’autres utilisateurs de leur société/groupe de travail et ainsi leur donner accès au compte. Le client est responsable de la gestion de ses utilisateurs et des droits qu’ils leur sont accordés sur leur compte FLEX-IS.
En souscrivant à FLEX-IS, le client reconnait et déclare en outre agir exclusivement dans le cadre professionnel, à l’exclusion de tout usage privé pouvant l’assimiler à un consommateur au sens de la loi sur les pratiques de marché.

4.0 Connaissance de l’Internet et du Web

Le client déclare avoir pris connaissance des caractéristiques et des limites d’Internet décrites ci-dessous :

  • Les transmissions de données sur Internet ne bénéficient que d’une fiabilité technique relative, celles-ci circulant sur des réseaux hétérogènes aux caractéristiques et capacités techniques diverses. De ce fait, nul ne peut garantir le bon fonctionnement d’Internet.
  • Les données circulant sur Internet ne sont pas protégées contre des détournements éventuels, et qu’ainsi la communication de mots de passe, codes confidentiels, et plus généralement, de toute information à caractère sensible est effectuée par le client à ses risques et périls.
  • Il appartient au client de prendre toutes les mesures appropriées de façon à protéger ses propres données et/ou logiciels stockés sur ses serveurs de la contamination par des virus comme de tentatives d’intrusion dans son système informatique par des tiers via le service d’accès.
  • FLEX-IS ayant besoin d’un nom de domaine pour fonctionner, il vous incombe de payer en temps et en heure votre nom de domaine afin de ne subir aucune coupure.
  • Toute modification du nom de domaine (DNS, redirection, …) de votre part peut entraîner la désactivation du service.
  • Toute modification de votre part de l’adresse mail permettant à FLEX-IS de communiquer (mot de passe, changement fournisseur, …) ôtera la possibilité à FLEX-IS de communiquer vers l’extérieur.
  • FLEX-IS ne peut être utilisé pour transmettre des virus, des vers ou tout autre contenu malveillant.
  • Il est interdit d’utiliser FLEX-IS pour stocker, héberger ou envoyer des courriers non sollicités (SPAMS) ou de messages SMS.
  • En conséquence de ce qui précède, et en parfaite connaissance des caractéristiques d’Internet, le client renonce à engager la responsabilité de FLEX-IS concernant un ou plusieurs faits ou événements mentionnés ci-dessus.

Le client est seul responsable des dommages et préjudices directs ou indirects, matériels ou immatériels, causés par lui-même (ou ses préposés), à FLEX-IS du fait de l’utilisation illégale ou non du serveur d’hébergement. Dans les cas indiqués ci-dessus, le client s’engage à indemniser FLEX-IS en cas de condamnation à l’encontre de cette dernière au paiement de dommages et intérêts (y compris, notamment, les frais de justice, d’avocat, d’avoué, etc.). Par ailleurs, le client s’engage à rembourser FLEX-IS des frais occasionnés par la réparation des dommages qu’il a causés.

5.0 Version d’essai

Chaque client potentiel aura la possibilité d’utiliser gratuitement la version d’essai (https://test-crm.dks-group.net) par simple demande auprès de FLEX-IS. Lors de cette utilisation, le client potentiel recevra un e-mail contenant le Compte Administrateur et le mot de passe d’activation.

L’utilisation de la version d’essai aura pour but d’apprendre à utiliser ou simplement à découvrir FLEX-IS. Le client a le devoir d’utiliser uniquement des informations factices dans le cadre de la démo. Après utilisation de la démo, en cas de signature de contrat, le client déclare être conscient de l’ensemble des fonctionnalités disponibles et de ses possibles manquements. FLEX-IS peut être adapté sur demande, chaque demande sera analysée et fera l’objet d’un devis.

La durée d’une version d’essai est de 15 jours.

6.0 Durée du contrat

Le contrat prend effet le jour de l’inscription par le client. Il est souscrit pour une durée d’un an lors de son inscription définitive (au premier paiement). La durée minimale du contrat est d’un an.
À l’issue de cette durée, le contrat sera reconduit tacitement pour la même durée que celle souscrite initialement par le client.
Le client pourra néanmoins décider à tout moment et sans condition de supprimer la reconduction tacite du contrat. Pour ce faire, il devra informer par lettre recommandée avec accusé de réception FLEX-IS de ses intentions en respectant un préavis de deux mois. Il est de la responsabilité du client d’anticiper la fin d’une période de souscription dont les conséquences seraient de la seule responsabilité du client.
En cas de fermeture de compte par le client, aucun remboursement ou crédit ne sera octroyé pour les mois partiellement utilisés ou pour les mois inutilisés.
Les offres de vente présentées sur le site web de FLEX-IS régies par les présentes CGU, sont valables pour tout produit ou service tant que celui-ci demeure en ligne. FLEX-IS se réserve la possibilité de cesser la commercialisation du logiciel. Le client sera prévenu par tout moyen et continuera d’avoir accès au logiciel pour la durée de l’abonnement auquel il aura souscrit ou disposera au minimum d’un préavis d’un mois avant que l’accès au logiciel ne soit définitivement interrompu. Le client devra prendre, dans ce délai, toutes les dispositions de sauvegarde de ses données. La cessation de la commercialisation de FLEX-IS ne pourra donner lieu à aucune indemnisation ni réparation quelconque de la part de FLEX-IS au client.
FLEX-IS pourra modifier le logiciel sans préavis, afin d’y apporter les améliorations et modifications jugées utiles ou nécessaires. Le client ne pourra réclamer à FLEX-IS aucune indemnité du chef de la modification du logiciel.

7.0 Droit de rétractation

Conformément au livre VI Pratiques du marché et protection des consommateurs du Code de droit économique belge (« WER »), chaque client (en sa qualité de consommateur) dispose d’un droit de rétractation par rapport aux produits et/ou services achetés sur Internet, par courrier électronique ou téléphone.

Cependant, la livraison des services – c’est-à-dire la livraison d’un contenu numérique, qui n’est pas livré sur un support matériel – doit être considérée comme une exception au droit de rétractation étant donné que le client-consommateur accepte expressément que la livraison des services commence et reconnait également qu’il ne sera plus autorisé à faire valoir son droit de rétractation (art VI.53 °13 WER). En conséquence, le client-consommateur n’a plus aucun droit de rétractation en ce qui concerne les services commandés.

Sans préjudice de ce qui précède, FLEX-IS offre à chaque client (y compris à un client-consommateur) la possibilité, avant de conclure le contrat avec FLEX-IS, d’utiliser la version d’essai. En mettant cette version d’essai à disposition, FLEX-IS offre donc plus que ce qui est requis par la loi.

Les clients professionnels n’ont en aucun cas un droit de rétractation.

8.0 Suspension d’accès

FLEX-IS se réserve le droit en cas de non-paiement par le client de l’une de ses factures, ou en cas de non-respect de l’une quelconque des clauses figurant aux présentes CGU, de suspendre l’accès à FLEX-IS, immédiatement et sans préavis, jusqu’au règlement complet des sommes dues ou jusqu’à ce qu’il soit satisfait aux dispositions des présentes CGU.
La violation de toute ou partie des présentes CGU peut entrainer, immédiatement et sans préavis, temporairement ou définitivement, la désactivation de votre compte FLEX-IS et ce, sans préjudice des autres droits de FLEX-IS, notamment de réclamer des dommages et intérêts pour le préjudice subi.
Si le compte du client est inutilisé pendant une période de deux mois, FLEX-IS se réserve le droit de désactiver le compte.

9.0 Protection des données et politique de confidentialité

En s’inscrivant, le client accepte que FLEX-IS puisse stocker, traiter et utiliser les données collectées lors de l’inscription et celles relatives au devoir de facturation de FLEX-IS envers le client. Les informations qui vous concernent sont destinées au fonctionnement de FLEX-IS uniquement. Le client dispose d’un droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression des données qui le concernent. Ces informations ne seront aucunement communiquées à des tiers. Toute demande relative aux informations conservées par FLEX-IS doit être adressée au siège social de FLEX-IS (voir point 1. Généralités).
Les données appartenant au client et hébergées sur FLEX-IS (clients, factures, devis, etc.) sont et demeurent la propriété du client. FLEX-IS s’engage à garder ces données strictement confidentielles, à n’effectuer, en dehors des nécessités techniques, aucune copie des données et à n’en faire aucune utilisation autre que celles prévues pour l’exécution des présentes CGU.
Le client est seul responsable des données qu’il transmet à FLEX-IS aux fins d’hébergement ou d’utilisation du logiciel. Le client garantit que ces données lui appartiennent ou qu’il dispose du droit de les utiliser et les transférer à FLEX-IS. Il en garantit également la légalité.
Le client garantit expressément FLEX-IS contre toute prétention ou recours de tiers, à quelque titre que ce soit, lié à l’inscription du client sur FLEX-IS ou aux données transmises à FLEX-IS par le client. En cas d’appel par FLEX-IS du client en garantie, due au recours d’un tiers, tous les frais judiciaires de FLEX-IS, en ce compris les honoraires de ses avocats, seront à charge du client.
FLEX-IS traite les données à caractère personnel en conformité avec toutes les lois applicables concernant la protection des données (notamment la directive 95/46/CE, GDPR Regulation (EU) 2016/ 679 ou toute autre règlementation y étant incluse). Un ensemble complet de documentation est disponible à tout utilisateur via le site internet de FLEX-IS. Le responsable des traitements est FLEX-IS, et toute information ou remarque peut être adressée par email à l’adresse hello[@]flex-is.com.
En contrepartie, le client garantit, au travers de l’acceptation des présentes conditions générales à FLEX-IS, qu’il a légalement le droit de communiquer et d’enregistrer les données à caractère personnel et plus généralement les données professionnelles (noms des entreprises, logos, adresses, emails, numéros d’enregistrements TVA, etc.) et qu’il n’enfreint pas lui-même à ce titre les directives Européennes d’application en la matière. Par extension, FLEX-IS réalisant des traitements sur les données qui lui sont fournies par le client pour réaliser l’ensemble des services auxquels le client souscrit volontairement, FLEX-IS assure le client que cela sera fait dans un rôle unique de processeur de données et que les données fournies seront conservées et utilisées dans les services FLEX-IS de la manière la plus sécurisée possible (mesures que le client considère adéquates et suffisantes en acceptant les présentes conditions d’utilisation).

10.0 Politique de sécurité

FLEX-IS est utilisable en version chiffrée (SSL).
Les renseignements personnels que nous collectons sont conservés dans un environnement sécurisé. Les personnes travaillant pour FLEX-IS sont tenues de respecter la confidentialité des informations du client.
FLEX-IS s’engage à maintenir un haut degré de confidentialité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d’assurer la confidentialité des transactions. Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsque l’on utilise Internet pour transmettre des renseignements personnels.
FLEX-IS ne pourra jamais être responsable de la perte des données du client, même en cas de défaillance du logiciel ou des serveurs de FLEX-IS. Le client est parfaitement conscient qu’il doit, en permanence, disposer au sein de son entreprise d’une copie à jour des données transmises à FLEX-IS.
FLEX-IS contracte vis-à-vis de ses clients une obligation de moyens et ne pourra jamais être responsable que de sa faute lourde ou de son dol, et exclusivement à concurrence des montants effectivement payés par le client pour les services de FLEX-IS, au cours de la période en cours.

11.0 Facturation – Paiement en ligne

La gestion des paiements en ligne et le débit des cartes de crédit ne sont pas effectués par FLEX-IS lui-même, mais par un prestataire de paiement en ligne réputé (Mollie). FLEX-IS ne stockera et n’aura jamais accès à vos informations de carte de crédit, celles-ci sont stockées uniquement par ce même prestataire. Toutes les communications avec le prestataire de paiement en ligne sont chiffrées et tous les intervenants respectent la norme de sécurité PCI-DSS.
FLEX-IS pourra faire appel à tout autre prestataire réputé, pour les paiements. FLEX-IS n’est toutefois pas responsable de l’organisation et des défaillances éventuelles de ce prestataire.
Les prix sont communiqués par FLEX-IS et sont garantis pour la période initiale de l’inscription du client. FLEX-IS se réserve le droit de modifier ses prix pour les périodes ultérieures, sans préavis.
À défaut de paiement par le client à l’échéance prévue, son accès à FLEX-IS pourra être interrompu sans préavis.

12.0 Force majeure

La responsabilité de FLEX-IS sera entièrement dégagée si l’inexécution de l’une ou l’autre ou de la totalité des obligations mises à sa charge et prévues par les présentes CGU, résulte d’un cas de force majeure.
Pour l’application des présentes CGU, la force majeure se définit comme un évènement imprévisible et/ou inévitable et indépendant de la volonté de FLEX-IS, tel que, par exemple, une défaillance de l’hébergeur.
Si l’exécution du contrat, ou de toute obligation incombant à FLEX-IS au titre des présentes CGU, est empêchée, limitée ou perturbée en raison d’un cas de force majeure, FLEX-IS sera alors dispensée de l’exécution des obligations contractuelles considérées.
Dans ce cas, FLEX-IS pourra demander la résiliation du présent contrat, sans être tenu de verser une quelconque indemnité, et en conservant le bénéfice des sommes dues à la date de la demande de résiliation.
En tout état de cause, la partie défaillante en raison d’un cas de force majeure devra tenir l’autre partie régulièrement informée des pronostics de suppression ou de rétablissement de ce cas de force majeure, et les obligations nées du présent contrat seront suspendues pendant toute la durée du cas de force majeure.

13.0 Propriété intellectuelle

Le nom commercial FLEX-IS est la propriété exclusive de la SARL-S DKS-GROUP. Il en va de même de toutes ses déclinaisons, ainsi que de toute utilisation et logo liés à FLEX-IS.
Tous les éléments constitutifs du site FLEX-IS, qu’ils soient ou non accessibles à l’utilisateur du logiciel, sont la propriété exclusive de FLEX-IS. Cela concerne notamment les logiciels, bases de données, pages du site (textes, images, graphismes, icônes, sons, vidéos), outils de gestion, plateforme, ainsi que tout outil ou information mis à disposition du client.
Il est strictement interdit au client, à ses préposés ou toute autre personne à qui le client permet d’accéder à FLEX-IS, sauf autorisation expresse et préalable de FLEX-IS, de :

  • Copier, reproduire, modifier, représenter, publier, adapter, transmettre, traduire, sous quelle que forme et par quel que moyen que ce soit, tout ou une partie du logiciel FLEX-IS ainsi que tout ou une partie des informations ou services prodigués par FLEX-IS;
  • Utiliser le logiciel d’une autre manière ou à d’autres fins que celles décrites sur le site de FLEX-IS ou dans les présentes CGU;
  • Céder à titre onéreux ou gratuit tout ou une partie des droits et obligations qu’il détient du fait du présent contrat.

L’abonnement souscrit par le client confère à celui-ci le droit de licence d’utilisation du logiciel, pendant la durée de son abonnement, à l’exclusion de tout autre droit.
FLEX-IS est autorisé, sauf opposition expresse du client par lettre recommandée, à faire mention de ses clients, à des fins promotionnelles et de publicité, sur tous supports y compris sur son site internet, et à y reprendre les noms, logo et extraits des commentaires éventuels des clients.

14.0 Obligations et responsabilité de FLEX-IS

FLEX-IS contracte une obligation de moyens.
FLEX-IS s’engage à tout mettre en œuvre pour fournir à ses clients un service de qualité.
Malgré tous les soins apportés par FLEX-IS pour un service continu (24h/24, 7 jours/7), des interruptions de service sont possibles, sans responsabilité de FLEX-IS, en cas de panne ou défaillance de l’hébergeur, interventions de maintenance nécessaires ou utiles.
FLEX-IS ne pourra jamais être responsable d’un quelconque préjudice causé au client ou à un tiers du chef de l’utilisation du logiciel ou d’un quelconque service proposé par FLEX-IS, quelle qu’en soit la cause, sauf en cas de faute lourde ou de dol dans le chef de FLEX-IS.
L’alinéa qui précède s’applique notamment au service impression/expédition de FLEX-IS, consistant en l’impression des documents du client et leur expédition par voie postale, sous enveloppe timbrée par FLEX-IS. L’expédition des documents par voie postale sera justifiée à suffisance par la déclaration de FLEX-IS, qui ne pourra, en outre, être tenue pour responsable des retards ou de l’absence de livraison ensuite d’une défaillance des services postaux.
FLEX-IS ne saurait être tenu responsable d’un vol d’informations, par voie physique (vol de documents) ou électronique (virus, spyware, hacker), et des conséquences qu’elles pourraient entraîner pour le client, dont il ferait l’objet malgré les précautions prises. Le client reconnait être conscient de ce risque potentiel latent et conserve le droit de ne pas communiquer à FLEX-IS d’informations qu’il jugerait trop vulnérables ou trop stratégiques.
Dans tous les cas où la responsabilité de FLEX-IS serait mise en cause et établie, seule sa faute lourde pourrait lui être reprochée. Dans ce cas, le total des indemnités à charge de FLEX-IS ne pourrait, de convention expresse, dépasser le montant facturé pour la période au cours de laquelle est survenu le dommage. En aucun cas FLEX-IS ne pourra être tenu responsable des préjudices indirects, qui ne résultent pas directement et exclusivement de la défaillance du service fourni par FLEX-IS, tel que préjudice commercial, perte de commandes ou de bénéfices, atteinte à l’image de marque, etc…
Toute réclamation du client à l’égard de FLEX-IS doit, à peine de déchéance, être formulée par email dans les 48h du fait générateur, ce mail devant être confirmé par lettre recommandée à la poste, expédiée dans les 48h de l’email précité.

15.0 Loi applicable

Le présent contrat est soumis au droit luxembourgeois. Les contrats entre FLEX-IS et ses clients sont rédigés en langue française, laquelle fera seule foi des accords intervenus. Tout contrat ou CGU rédigés dans une autre langue ne sera considéré que comme traduction à des fins commerciales et d’information. En cas de divergence entre le texte français et le texte traduit, seul le texte français fera foi.
À défaut d’accord amiable, de même que pour toute mesure conservatoire éventuelle, tout différend relevant de l’exécution ou de l’interprétation de la présente convention sera de la compétence exclusive des tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Diekirch (Luxembourg).